Wdrożenie KSeF

W związku z nadchodzącym obowiązkowym wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), chcielibyśmy rozpocząć przygotowania do tej istotnej zmiany.

1. Czym jest KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to teleinformatyczny system umożliwiający wystawianie i otrzymywanie faktur w ustrukturyzowanej formie elektronicznej. Jego celem jest zagwarantowanie autentyczności pochodzenia faktury, integralności jej treści oraz czytelności. Docelowo KSeF stanie się jedyną dopuszczalną formą fakturowania VAT w Polsce.
Obowiązek korzystania z KSeF obejmie wszystkich podatników, zarówno czynnych, jak i zwolnionych na gruncie przepisów o VAT. Będzie on dotyczył czynności podlegających opodatkowaniu w Polsce, w tym krajowych dostaw towarów i świadczenia usług między przedsiębiorcami (B2B) oraz na rzecz organów publicznych. Po wdrożeniu systemu, wystawianie i otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych nie będzie uzależnione od akceptacji odbiorcy.
Faktury dla kontrahentów zagranicznych – przedsiębiorca, który sprzedaje towary lub usługi firmie z zagranicy, będzie musiał także taką fakturę wystawić w KSeF. Następnie ma obowiązek dostarczyć ją zagranicznemu kontrahentowi w uzgodnionej formie (np. PDF), ponieważ ten nie będzie mógł jej pobrać bezpośrednio z systemu.
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie dotyczy faktur wystawianych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Jest to jeden z kluczowych wyjątków od ogólnej zasady obligatoryjnego fakturowania w tym systemie.
Główne zasady dotyczące faktur dla osób fizycznych:
A. Brak obowiązku: Przepisy wyłączają faktury konsumenckie (B2C) z obowiązkowego stosowania KSeF. Oznacza to, że nadal można je wystawiać w tradycyjnej formie, np. w pliku PDF, papierowo lub za pomocą kas fiskalnych.
B. Dobrowolność: Mimo braku obowiązku (punkt A), Ministerstwo Finansów przewidziało możliwość dobrowolnego wystawiania takich faktur w KSeF. Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na takie rozwiązanie, może udostępnić nabywcy dokument, np. w formie wydruku lub pliku PDF z kodem QR, który umożliwi weryfikację faktury w systemie.
C.Faktury uproszczone/paragony: Faktury uproszczone (do 450 zł) oraz faktury z kas rejestrujących, które pełnią rolę paragonu, również są wyłączone z obowiązku KSeF.

2. Jakie są terminy wdrożenia KSeF

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla faktur sprzedaży będzie odbywać się w dwóch etapach. Pierwszy termin, 1 lutego 2026 r., dotyczy największych podmiotów – dużych przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z VAT) w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł. Drugi termin, 1 kwietnia 2026 r., obejmie pozostałych podatników.
Co ważne, nawet jeśli obowiązek wystawiania faktur poprzez KSeF dla mniejszych firm rozpoczyna się w terminie kwietniowym, to już od 1 lutego 2026 r. muszą one mieć możliwość dostępu do systemu oraz pobierania faktur. Jest to konieczne, ponieważ większe podmioty (np. telekomy czy duże sieci handlowe) będą już wtedy zobowiązane do przesyłania wszystkich swoich faktur wyłącznie poprzez KSeF.

3. Wpływ KSeF na obieg dokumentów między Klientem, a naszym Biurem Rachunkowym

Wpływ KSeF na obieg dokumentów między naszym Biurem Rachunkowym, a Klientem będzie rewolucyjny i doprowadzi do powstania nowego, hybrydowego modelu pracy.

Koniec z papierowymi i PDF-owymi fakturami krajowymi

Największa zmiana dotyczy faktur wystawianych między polskimi podmiotami. Zamiast przesyłania plików PDF e-mailem, skanowania dokumentów papierowych czy dostarczania ich do Biura, dane będą pobierane automatycznie. To Krajowy System e-Faktur stanie się pierwotnym źródłem dokumentów. Natomiast zadaniem Państwa, jako naszych klientów, będzie dbałość o poprawne wystawienie dokumentu sprzedaży w KSeF oraz weryfikacja faktur kosztowych.
Wystawianie faktur sprzedaży
W KSeF faktury sprzedaży będą mogły być wystawione przez Państwa Firmę bezpośrednio w systemie KSeF lub w dotychczas używanym programie do wystawiania faktur, o ile będzie on zintegrowany z KSeF.

Opisywanie i autoryzacja faktur

KSeF dostarcza wyłącznie ustandaryzowany plik XML z danymi formalnymi. Informacje, które dotychczas Państwo nam dostarczali (np. kategorie kosztu, uwagi do dokumentu), nadal będą musiały być uzupełniane. Nasz dostawca oprogramowania, planuje to rozwiązać poprzez portal online, gdzie będzie można:

– Przeglądać faktury pobrane automatycznie z KSeF;
– Dodawać do nich opisy, komentarze i kategorie kosztowe (np. „koszty administracyjne”, „reklama”);
– Akceptować je do księgowania.

Jak szczegółowo system ten będzie wyglądał oraz jakie będą koszty jego wdrożenia tego jeszcze nie wiemy. Z uwagi na to, że Ministerstwo Finansów opublikowało nowe API do KSeF stosunkowo niedawno, prace programistyczne dopiero są w fazie początkowej.
Pozostałe dokumenty w tradycyjnym obiegu

KSeF dotyczy wyłącznie polskich faktur. Oznacza to, że duża część dokumentacji pozostanie w dotychczasowym obiegu. Biuro Rachunkowe nadal będzie musiało otrzymywać od Państwa jak dotychczas:
– Wyciągi bankowe;
– Faktury wystawione dla konsumentów;
– Faktury zakupowe zagraniczne;
– Paragony;
– Dokumenty kadrowo-płacowe (listy płac, umowy o pracę);
– Umowy, notatki, protokoły itp.

4. Dostęp do konta – Formularz ZAW-FA

To, co należy wykonać w pierwszym kroku wdrożenia KSeF w Państwa Firmie, i co należy wykonać już teraz, to uzyskanie dostępu do KSeF dla administratora głównego.
Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla spółki, wymaga uwierzytelnienia przez uprawnioną osobę fizyczną – osoba reprezentująca zgodnie z KRS, np. członek zarządu. W tym celu należy złożyć formularz ZAW-FA dla głównego administratora. Taki formularz należy złożyć w urzędzie skarbowym – należy to zrobić w formie papierowej za pośrednictwem poczty lub osobiście. Ustawodawca nie przewidział niestety na ten moment innej formy niż papierowa.

Dlaczego główny administrator powinien być z Państwa Firmy?

Główny administrator (tzw. administrator pierwotny lub właściciel uprawnień) to osoba, która po pierwszym uwierzytelnieniu ma pełną kontrolę nad zarządzaniem uprawnieniami w systemie KSeF podatnika. Posiada ona możliwość nadawania, zmiany i odwoływania uprawnień innym osobom i podmiotom (w tym biurom rachunkowym).

Kluczowe powody, dla których administrator musi być z Państwa Firmy:

– Pełna kontrola i odpowiedzialność: To na przedsiębiorcy spoczywa prawna odpowiedzialność za wszystkie czynności w KSeF. Tylko osoba z wewnątrz Firmy może w pełni nadzorować, kto i w jakim zakresie ma dostęp do wrażliwych danych finansowych.

– Bezpieczeństwo danych: Dostęp do KSeF to dostęp do wszystkich faktur Firmy. Przekazanie uprawnień właścicielskich zewnętrznemu podmiotowi wiąże się z ryzykiem utraty kontroli nad dokumentacją. W przypadku zakończenia współpracy z takim podmiotem (np. z biurem rachunkowym), odzyskanie pełnych uprawnień mogłoby być skomplikowane i mogłoby wymagać ponownego składania formularza ZAW-FA.

– Ciągłość działania: W przypadku zmiany biura rachunkowego lub jego niedostępności, Firma musi mieć możliwość samodzielnego zarządzania uprawnieniami i dostępu do swoich faktur. Posiadanie własnego administratora zapewnia tę ciągłość.

– Zarządzanie uprawnieniami wewnętrznymi: Główny administrator nadaje uprawnienia także innym pracownikom Firmy, np. pracownikom działu handlowego (do wystawiania faktur) czy osobom z działu IT (do integracji systemów). Tylko osoba z wewnątrz Firmy może w pełni ocenić, komu takie uprawnienia są potrzebne.

5. Co dalej?

Po zarejestrowaniu głównego administratora w KSeF otrzyma on potwierdzenie e-mailem. Wtedy należy się zalogować do KSeF pod adresem https://ksef.mf.gov.pl/web/login i nadać uprawnienia wybranej osobie (lub osobom) z Państwa Firmy do pracy w ramach KSeF – do wystawiania faktur sprzedaży i do dostępu do faktur zakupu w ramach KSeF. Dostęp dla biura rachunkowego lub dla programu do wystawiania faktur będzie z kolei realizowany poprzez wygenerowanie certyfikatu i przekazanie go do biura rachunkowego lub wgranie do programu sprzedażowego. Ministerstwo Finansów informuje, że certyfikaty te będą mogły być generowane od listopada 2025 roku.